Excel由于其强大的数据查找计算功能，在试验数据计算和报告出具中有极为广泛的应用；在一些文字类报告，特别是有排版要求的文字类报告中，由于Excel在文字和排版方面的“先天不足”，Word软件又扮演着重要的角色。当我们编写检测报告时，除了工程信息、检测数据之外，有很大一部分是模块化的文字，传统的检测数据处理和文字类报告编写流程，一般是通过Excel汇总和计算数据，然后填写或复制到Word报告中。在填写或复制过程中，如果数据量比较大，就需要大量机械重复性工作，工作量大姑且不说，人工操作也难免出差错。

“邮件合并”是Word中一项使用方便而不为常人所知的数据管理功能，可将各类数据源中的数据批量转成格式化的word文档，利用它利我们完全可以轻松、准确、快速的完成同一模板、不同数据的报告编写工作。进而大大提高工作效率和准确率。

1. “邮件合并”的简介及应用

“邮件合并”是指将公用的内容（模板）和特定的内容（数据源）批量合并在一起，分别组成多个Word文件，节省时间，提高效率，且不会出错。其中，模板中的信息是公用的，也就是检测报告中文字不发生变化的、模块化的文字部分；数据源中的信息是变化的，也就是检测报告中的工程信息、检测数据以及检测结论中的关键字。

“邮件合并”功能最初的开发初衷是为信函、信封等与邮件相关的文档提供便利，只需要制作一份包含收件人姓名、地址以及其他信息的数据库，就可以方便的生成和打印大批量的同一内容，不同收件人的信函，主要为各种公文发布提供方便。在实际使用过程中中，“邮件合并”功能应用不止于此，只要是需要大量编写内容分为固定不变和变化两部分的文档，该功能都会提供极大的便利。如：请柬、工资条、介绍信、证书、以及我们编写的检测报告。只要有数据源提供一个标准的二位数据表，就可以很方便的按一组数据一个文档的方式保存或打印出来。

数据源可以是office数据库连接、Access数据库、Microsoft数据链接、word文件以及Excel文件。实际工作中，我们可以使用较为熟悉的Excel制作数据源，不但不用去系统的学习数据库知识就能上手，而且可以利用Excel强大的计算功能完成数据计算，将数据处理和报告编写两个流程结合起来，避免出错的同时提高工作效率。

2. “邮件合并”的操作使用

“邮件合并”的操作使用过程分为三部分，下文将会一一介绍。

2.1 建立Word模板

模板文档就是前文所说的固定不变的主体内容，如：“我单位受XXX委托，承担了XXX的检测工作”、“该工程设计桩身压实系数不小于XXX，桩间土平均挤密系数不小于XXX，设计复合地基承载力特征值不小于XXXkPa。”、“检测结果分别为XXX、XXX、XXX，平均值为XXX，标准差为XXX，XXX满足设计要求”等等。

制作模板文档时建议将要填入的内容用不同字体或颜色标注出来，以免后期插入数据时发生漏项的问题。编写完文档，按照排版要求排好版以后，就可以存储为普通的Word文档，作为“邮件合并”的Word模板了。

2.2 建立Excel数据源

使用Excel制作数据源时要注意制作成标准的二维数据表。首先在第一行依次输入标题，如：“报告编号”、“委托单位”、“工程名称”、“设计值”、“实测值”、“是否合格”等，建议按照Word模板中的顺序依次填入，以免漏项。然后就可以从第二行开始输入相应的文本或数据，完成多份报告信息的录入。数据源表中的行数，决定了报告的生成份数。

使用Excel建立数据库，除了简单明了之外，还有以下两个好处。第一，报告中的数据处理和计算可以直接在数据库中完成，编写好函数公式后，可以简化大量的计算工作，而且以后再出具时，只需要填写数据、复制公式就可以完成数据处理和更新。第二，该数据源除了为模板提供数据之外，还可以作为台账来使用，灵活应用Excel的筛选和统计功能，可按目的轻松分类查阅和提取所录入的所有信息。

值得注意的是在建立数据源时，同一份报告中的内容信息必须在同一行。当需要对数据进行复杂处理时，可以新建工作表对其处理，然后利用“OFFSET”或“INDEX”函数提取至二维数据表。

2.3 合并Word模板和Excel数据源

打开之前制作好的Word模板文档，选择“邮件”菜单栏，点击“开始邮件合并”按钮，选择“信函”模式。因为只有在该模式下，才能合并多个目标信息，而且合并后的各条信息才会单独形成一个文档。

点击“选择收件人”按钮，选择“使用现有列表”。找到之前建立好的Excel数据源文档，这样就可以在Word模板和Excel数据源之间建立链接。若数据源文档中还有其他工作表，则选择建立了二维数据表的工作表，而不是其他用于计算或统计的工作表。

点击“插入合并域”按钮，将相应的域选项依次插入到模板文档中相对应的位置。插入过程中可以通过点击“预览结果”按钮来在域名称和显示结果中切换，检查插入的内容和位置是否合适。所有需要插入信息插入完成后，可以通过点击向前或向后按钮来依次查看每一份报告。

检查内容、位置无误后，可以点击“完成并合并”按钮，选择编辑单个文档来完成合并并将每份报告另存为或打印，也可以通过点击向前或向后按钮来查看或打印每一份报告。

3. 结语

Word“邮件合并”的功能非常强大，只要制作好Word模板和Excel数据源，并将其建立链接后，以后的报告出具只需要在数据源中填入新的报告信息就可以完成，若报告格式发生变化也仅需要将Word模板微调即可。使用该功能，不但充分利用了Word在处理文字、排版、打印方面的优势，也充分利用了Excel在处理、汇总、筛选数据方面的优势，而且将我们从那些复杂的机械重复性工作解放出来，极大地提高了工作效率、将人工操作的失误极大地降低，使我们可以将更多的精力投入其他创造性的工作中去。

作者：尹皓亮